L’OBLIGATION COMPTABLE DES ASSOCIATIONS
Tenir une comptabilité s’avère obligatoire pour tous les types d’associations selon la loi du 1er juillet 1901, qu’il s’agisse d’une association culturelle, d’une association sportive, d’une association familiale ou encore d’une autre forme d’association ou de fondation. Cependant, selon le règlement n°99-01, certaines doivent établir des documents plus détaillés que d’autres en fonction notamment de leurs statuts d’association, de leur activité (commerciale ou imposable) ou encore du bénéfice d’un agrément. Ces impératifs servent notamment à orienter la gestion de l’association ou de la fondation, à assurer une certaine transparence et à organiser les moyens de preuve des opérations effectuées.
Pourquoi tenir la comptabilité d’une association ?
Les renseignements comptables doivent refléter une image sincère et fidèle et être établis régulièrement. En outre, il vaut mieux être réaliste quant aux prévisions des évolutions financières afin d’anticiper les besoins et de préparer le budget prévisionnel de l’association.
La comptabilité comme outil de gestion
En plus des acteurs économiques et des adhérents, il est important qu’une association ou fondation soit en mesure de présenter des comptes clairs et à jour aux autorités concernées, pouvant en faire la demande à tout moment. Cela permet d’éviter d’éventuelles sanctions.
Quelques organismes publics peuvent en effet effectuer le contrôle des comptes de l’association. L’URSSAF vient vérifier la régularité des versements de cotisations sociales tandis que plusieurs autres autorités notamment l’administration fiscale, peuvent demander à consulter la comptabilité d’une association. Dès lors, tenir une comptabilité s’avère être le moyen de preuve le plus efficace pour justifier de l’activité de l’association.
En outre, grâce aux renseignements comptables et si cela s’avère nécessaire, l’association peut calculer le montant des impôts dont elle sera redevable.
Comment tenir la comptabilité d’une association
Parmi les diverses tâches relatives au fonctionnement d’une association, la comptabilité peut s’avérer la plus redoutable. Les petites associations et fondations peuvent simplement reporter dans un cahier les opérations de la caisse assorties des justificatifs nécessaires. Quelques chemises pour séparer les factures de l’association, les documents bancaires et ceux relatifs aux adhérents et usagers peuvent aussi être très utiles. À mesure que les activités de l’association prennent de l’ampleur, il peut être pertinent de numéroter les documents comptables de manière chronologique, par nature ou encore par ordre alphabétique. Aussi, il ne faudra pas égarer ou jeter les justificatifs mais les conserver précieusement afin de les ordonner dans différents classeurs. Ces derniers peuvent commencer par intégrer une synthèse établissant les différentes opérations avec leur montant, leur date et le numéro de la pièce correspondante.
On peut recommander d’organiser sa comptabilité en fonction des types d’opération effectuées, par exemple :
En outre, utiliser un logiciel pour tenir sa comptabilité s’avère être une solution sécurisante et efficace bien que payante. Dès que la comptabilité de l’association devient importante, l’utilisation de ce service numérique permet plus de clarté dans la présentation.
Cela peut paraître évident mais il est utile de le rappeler : il est nécessaire pour les associations et les fondations de tenir une comptabilité précise et à jour afin de s’assurer de leur état financier et économique. Cela sert à connaître les résultats en temps réel ou presque, mais également à pouvoir prévoir de futurs dépenses ou projets, ou encore à éviter d’éventuels problèmes financiers.
Cette comptabilité doit également obéir au principe de prudence comme le rappelle l’article 121-4 du Plan comptable général afin d’orienter l’association vers des projets réalistes par rapport aux ressources disponibles.
La comptabilité comme moyen de transparence
Une association ou une fondation a tout intérêt à tenir une comptabilité détaillée, non seulement pour ses adhérents, mais aussi pour ses partenaires, financeurs et autres acteurs économiques pouvant intervenir dans son fonctionnement. En effet, les adhérents ont légalement le droit d’avoir accès à la comptabilité de l’association de laquelle ils font partie. Aussi, une comptabilité rédigée consciencieusement est donc très largement appréciée.
En outre, afin d’assurer cette transparence, l’association est également tenue de ne pas modifier les méthodes comptables d’une année à l’autre. Cet impératif se retrouve à l’article L.123-17 du Code de commerce et aux articles 121-5 et 122-1 du Plan comptable général (PCG).
: Les articles L.110-4 et L.123-22 du Code de commerce ainsi que l’article 2272 du Code civil disposent que les renseignements comptables doivent être conservés pendant 5 à 30 ans selon le type d’acte.
DE QUOI SE COMPOSENT LES COMPTES ANNUELS D’UNE ASSOCIATION ?
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Classes du plan comptable des associations | Explication et exemples |
Classe 1 : comptes de capitaux | Fonds propres, emprunts, dettes assimilées… |
Classe 2 : immobilisations | Installations, terrains, matériel basique… |
Classe 3 : stocks | Produits, matières et travaux de période non permanente |
Classe 4 : tiers | Acteurs externes : fournisseurs, clients, créanciers, débiteurs… |
Classe 5 : comptes financiers | Comptes bancaires, actions, obligations |
Classe 6 : charges | Dépenses faites par l’association |
Classe 7 : produits | Argent généré par l’association |
Classe 8 : comptes spéciaux | Contributions volontaires en nature (non monétisé) |
Afin de s’adapter aux nouvelles formes de sollicitations utilisées par les associations et fondations notamment grâce au numérique, l’ordonnance du 23 juillet 2015 modifie le régime de l’appel à la générosité du public. Cette réforme agit également dans une optique de transparence quant à l’usage et à la provenance des fonds récoltés par les associations.
Quelques impératifs supplémentaires peuvent s’imposer sous certaines conditions :
- Une déclaration préalable : elle est à déposer dès lors que la somme des dons collectés au cours de l’un des deux exercices précédents excède 153 000 €.
- Un compte d’emploi des ressources : il est obligatoire lorsque la somme des dons collectés excède 153 000 € à la clôture d’un exercice. Ce compte d’emploi doit suivre un schéma particulier, il comporte obligatoirement cinq rubriques qui font état des ressources par origine, des emplois par destination, des ressources reportées liées à la générosité du public hors fonds dédiés, des contributions volontaires en nature, des fonds dédiés liés à la générosité du public. Les informations inscrites doivent être identiques à celles du compte de résultat par origine et destination.
Bon à savoir : Les modèles de déclaration d’appel à la générosité publique et de compte d’emploi annuel des ressources collectées auprès du public sont disponibles sur le site du service public.
Afin de s’adapter aux nouvelles formes de sollicitations utilisées par les associations et fondations notamment grâce au numérique, l’ordonnance du 23 juillet 2015 modifie le régime de l’appel à la générosité du public. Cette réforme agit également dans une optique de transparence quant à l’usage et à la provenance des fonds récoltés par les associations.
Quelques impératifs supplémentaires peuvent s’imposer sous certaines conditions :
- Une déclaration préalable : elle est à déposer dès lors que la somme des dons collectés au cours de l’un des deux exercices précédents excède 153 000 €.
- Un compte d’emploi des ressources : il est obligatoire lorsque la somme des dons collectés excède 153 000 € à la clôture d’un exercice. Ce compte d’emploi doit suivre un schéma particulier, il comporte obligatoirement cinq rubriques qui font état des ressources par origine, des emplois par destination, des ressources reportées liées à la générosité du public hors fonds dédiés, des contributions volontaires en nature, des fonds dédiés liés à la générosité du public. Les informations inscrites doivent être identiques à celles du compte de résultat par origine et destination.
Bon à savoir : Les modèles de déclaration d’appel à la générosité publique et de compte d’emploi annuel des ressources collectées auprès du public sont disponibles sur le site du service public.
Le 5 décembre 2018 un nouveau plan comptable a été adopté et s’applique à toutes les personnes morales de droit privé à but non lucratif à partir de 2020. Ce nouveau plan obéit à trois impératifs majeurs : l’intelligibilité des comptes pour les partenaires et adhérents, la vision à moyen terme des perspectives économiques de l’association et la transparence envers les autorités publiques et les acteurs privés. Il abroge ainsi l’ancien règlement du Comité de la réglementation comptable en date du 16 février 1999.
Les associations concernées par le nouveau plan comptable s’avèrent nombreuses :
- Les associations qui bénéficient d’une aide publique ou de dons dont la somme dépasse 153 000 €.
- Les associations qui exploitent une activité économique et cumulent au moins deux des trois conditions qui suivent : un chiffre d’affaires supérieur à 3,1 millions d’euros, un bilan excédant 1,55 million d’euros et des effectifs de plus de 50 salariés.
- Les associations financées par des collectivités territoriales à hauteur de plus de 50% de leur budget ou dont le montant des subventions atteint plus de 75 000 euros.
- Les organismes paritaires agréés.
- Les associations qui sollicitent l’agrément d’une autorité publique dont les conditions sont fixées par convention.
- Les associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté, celles qui gèrent des établissements du secteur sanitaire et social ainsi que les associations d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais.
- Les organismes faisant appel à la générosité publique ainsi que les groupements politiques et les associations de financement électoral.
- Les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisées et les associations qui émettent des valeurs mobilières.
- Les associations sportives à statut particulier ainsi que les fédérations sportives.
Les associations citées ci-dessus doivent assurer la tenue de certains documents :
- Le plan de comptes : il correspond au plan comptable général mais il est adapté au statut juridique de l’association.
- Le livre journal : les écritures comptables y sont inscrites chronologiquement et quotidiennement. Il doit inventorier tous les éléments d’actifs et de passifs et doit comporter la transcription des comptes annuels.
En outre, il existe des obligations comptables supplémentaires pour les associations dont les effectifs sont supérieurs à 300 salariés ou dont le montant du CA ou des ressources est supérieur à 18 millions d’euros. En effet, ces dernières sont invitées à établir des documents prévisionnels afin de prévenir d’éventuelles difficultés financières : tableaux de financement, situation de l’actif réalisable, etc.
Le 5 décembre 2018 un nouveau plan comptable a été adopté et s’applique à toutes les personnes morales de droit privé à but non lucratif à partir de 2020. Ce nouveau plan obéit à trois impératifs majeurs : l’intelligibilité des comptes pour les partenaires et adhérents, la vision à moyen terme des perspectives économiques de l’association et la transparence envers les autorités publiques et les acteurs privés. Il abroge ainsi l’ancien règlement du Comité de la réglementation comptable en date du 16 février 1999.
Les associations concernées par le nouveau plan comptable s’avèrent nombreuses :
- Les associations qui bénéficient d’une aide publique ou de dons dont la somme dépasse 153 000 €.
- Les associations qui exploitent une activité économique et cumulent au moins deux des trois conditions qui suivent : un chiffre d’affaires supérieur à 3,1 millions d’euros, un bilan excédant 1,55 million d’euros et des effectifs de plus de 50 salariés.
- Les associations financées par des collectivités territoriales à hauteur de plus de 50% de leur budget ou dont le montant des subventions atteint plus de 75 000 euros.
- Les organismes paritaires agréés.
- Les associations qui sollicitent l’agrément d’une autorité publique dont les conditions sont fixées par convention.
- Les associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté, celles qui gèrent des établissements du secteur sanitaire et social ainsi que les associations d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais.
- Les organismes faisant appel à la générosité publique ainsi que les groupements politiques et les associations de financement électoral.
- Les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisées et les associations qui émettent des valeurs mobilières.
- Les associations sportives à statut particulier ainsi que les fédérations sportives.
Les associations citées ci-dessus doivent assurer la tenue de certains documents :
- Le plan de comptes : il correspond au plan comptable général mais il est adapté au statut juridique de l’association.
- Le livre journal : les écritures comptables y sont inscrites chronologiquement et quotidiennement. Il doit inventorier tous les éléments d’actifs et de passifs et doit comporter la transcription des comptes annuels.
En outre, il existe des obligations comptables supplémentaires pour les associations dont les effectifs sont supérieurs à 300 salariés ou dont le montant du CA ou des ressources est supérieur à 18 millions d’euros. En effet, ces dernières sont invitées à établir des documents prévisionnels afin de prévenir d’éventuelles difficultés financières : tableaux de financement, situation de l’actif réalisable, etc.
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